Cómo planificar la compra anual con un proveedor de sacos de rafia

Para tener un buen servicio es indispensable que planifiques tus compras de sacos, no solo cuándo quedan pocos en el almacén.

En empresas con consumos elevados o campañas estacionales, una falta de packaging puede detener una línea de envasado aunque haya producto disponible, personal y capacidad de producción. Por eso, trabajar con un proveedor de sacos de rafia implica algo más que solicitar precios cuando aparece una necesidad.

Una buena planificación permite anticipar volúmenes, organizar las fabricaciones y mantener un stock sin ocupar más espacio del necesario.

El objetivo no tiene por qué ser comprar todos los sacos del año de una sola vez. Se trata de conocer con suficiente antelación qué se va a necesitar, cuándo y en qué cantidades.

El primer paso es calcular el consumo anual de sacos

Antes de pedir una oferta es importante partir de tus datos reales.

El historial de consumo suele ser la referencia más útil. Conviene revisar cuántos sacos se utilizaron durante el último año y, si es posible, comparar varios ejercicios.

El dato anual por sí solo puede esconder mucha información. Por ejemplo, una empresa que consume 500.000 sacos al año no tiene necesariamente una demanda regular de unas 42.000 unidades al mes.

Puede necesitar una parte importante de ese volumen durante una campaña concreta.

Por eso interesa analizar el consumo mes a mes o incluso semana a semana cuando la actividad tiene una estacionalidad elevada.

También hay que incorporar los cambios previstos para el siguiente ejercicio. Una nueva línea de producto, un cliente relevante, el aumento de la producción o la entrada en otro mercado pueden modificar las necesidades de packaging.

Una previsión sencilla puede partir de tres elementos:

consumo histórico + evolución prevista de la actividad + necesidades extraordinarias conocidas

No pretende acertar hasta la última unidad. Su función es ofrecer una base suficientemente realista para organizar las compras.

No todos los sacos deben incluirse en una única previsión

Hay empresas que utilizan un solo formato. Otras trabajan con numerosas referencias. En ese segundo caso, calcular únicamente el volumen total puede llevar a errores.

Es recomendable separar la previsión por referencia. Por ejemplo, por dimensiones, capacidad, tipo de fondo, diseño gráfico o características técnicas.

Polyjute fabrica sacos de rafia a medida y dispone de distintas configuraciones, como fondo cosido, fondo plano y fondo válvula. También ofrece diferentes sistemas de impresión.

Estas diferencias son importantes a la hora de planificar.

Tener suficientes unidades de un saco de 25 kilos no resuelve una falta de existencias de otro formato utilizado para una referencia diferente.

Cuanto mayor sea el número de modelos, más importante resulta conocer el consumo individual de cada uno.

Estacionalidad: cuándo se utilizan realmente los sacos

Sectores como agricultura, alimentación, jardinería o biomasa pueden experimentar importantes variaciones de demanda a lo largo del año.

La planificación debería reflejarlas.

No tiene demasiado sentido dividir automáticamente el consumo anual entre doce si una parte importante de las ventas se concentra en unos pocos meses.

En estos casos conviene identificar tres momentos:

El periodo de consumo máximo. Es cuando la empresa necesitará mayor disponibilidad de envases.

La fecha en la que debe estar disponible el stock. No es lo mismo empezar una campaña el 1 de octubre que comenzar a comprar los sacos durante octubre.

El momento en el que debe iniciarse el aprovisionamiento. Esta fecha debe tener en cuenta fabricación, posibles aprobaciones y transporte.

Esta última cuestión es especialmente relevante cuando hablamos de sacos industriales al por mayor fabricados específicamente para una empresa.

El plazo de entrega de los sacos de rafia empieza antes de fabricarlos

Uno de los errores habituales en compras industriales consiste en asociar el plazo únicamente al tiempo que el producto pasa en fábrica.

En realidad, la planificación puede incluir varias fases.

Primero hay que definir las características del saco. Después puede ser necesario validar medidas, especificaciones técnicas y diseño gráfico. A continuación llega la programación y fabricación. Finalmente, hay que contemplar la expedición y el transporte.

Los sistemas profesionales de planificación de inventario tratan precisamente el plazo de aprovisionamiento como una variable esencial. SAP señala que el stock necesario durante ese periodo está condicionado tanto por la demanda como por la duración del lead time. Cuanto más largo sea el plazo, mayor es el periodo durante el que la empresa queda expuesta a posibles cambios de demanda.

Por eso, al solicitar el plazo de entrega de sacos de rafia, conviene hablar con el proveedor antes de que aparezca una necesidad urgente.

El plazo real puede depender de las características del pedido, del volumen, del grado de personalización y de la planificación de producción en ese momento.

Los sacos de rafia a medida requieren más planificación

La personalización aporta muchas ventajas, pero también exige trabajar con previsión.

Un saco industrial puede adaptarse en dimensiones, capacidad y configuración. Polyjute fabrica formatos específicos según las necesidades de cada empresa y señala que las medidas deben determinarse teniendo en cuenta el producto que contendrá el envase.

A esto puede sumarse la impresión.

Cuando una referencia lleva diseños, información comercial o elementos gráficos propios, interesa tener esos materiales actualizados antes de programar la siguiente fabricación.

Esperar al último momento puede provocar que dos decisiones diferentes coincidan al mismo tiempo: renovar el packaging y reponer urgentemente existencias.

Siempre que sea posible, es preferible separar ambos procesos.

Si está previsto modificar una imagen, una referencia o algún elemento del saco durante el año, es útil incorporarlo desde el principio al calendario de compras.

¿Es mejor hacer una compra anual o varios pedidos?

Planificar anualmente no significa necesariamente recibir todo el volumen anual de una vez.

En muchas empresas resulta más práctico trabajar con una previsión global y organizar después los aprovisionamientos en diferentes periodos.

La decisión dependerá de varios factores. Hay que valorar el consumo previsto, la capacidad de almacenamiento, la frecuencia con la que cambia cada referencia y el volumen adecuado de fabricación.

Una compra muy fragmentada puede dificultar la planificación y aumentar el número de operaciones. Una recepción excesivamente grande también puede generar problemas si obliga a destinar demasiado espacio de almacén al packaging.

Por eso, el punto de partida debería ser el consumo real de la empresa y no una frecuencia de compra elegida de forma arbitraria.

Un proveedor de sacos de rafia que conoce la previsión anual del cliente dispone además de una información mucho más útil que si recibe pedidos aislados sin contexto.

Qué es el stock de seguridad y para qué sirve

Hay que tener en cuenta que incluso una previsión bien hecha puede desviarse. Tienes que saber que un pedido extraordinario, una campaña que funciona mejor de lo esperado o un incremento puntual de producción pueden elevar el consumo.

Para cubrir parte de esa incertidumbre existe el stock de seguridad.

No debería confundirse con almacenar grandes cantidades sin criterio. Es una reserva que permite absorber determinadas variaciones entre el consumo previsto y el consumo real.

SAP relaciona su cálculo con factores como el nivel de servicio buscado y la precisión de las previsiones. Cuanto mayor sea la incertidumbre de la demanda, mayor puede ser la necesidad de disponer de un colchón de inventario.

Por tanto, no existe un porcentaje de stock de seguridad válido para todas las empresas.

Una referencia estable y con consumo fácil de prever puede requerir una estrategia diferente a otra sometida a grandes picos de demanda.

Cómo calcular cuándo volver a pedir sacos

Una forma sencilla de gestionar el aprovisionamiento consiste en definir un punto de pedido.

Ese punto debe permitir cubrir el consumo que se producirá mientras llega la siguiente fabricación y mantener, además, el margen de seguridad que haya establecido la empresa.

El principio es sencillo:

consumo previsto durante el plazo de aprovisionamiento + stock de seguridad

No es necesario utilizar modelos complejos para empezar.

Por ejemplo, si una referencia tiene un consumo estable, compras puede conocer cuántas unidades utiliza la fábrica cada semana y cuánto tiempo necesita normalmente para reponerlas.

Con esos dos datos se puede establecer una alerta interna antes de alcanzar un nivel de existencias crítico.

¿Qué datos puede facilitar el trabajo al proveedor de sacos de rafia?

A partir de ahí pueden definirse aspectos más concretos como dimensiones, tipo de fondo, impresión o requisitos específicos del producto.

No es lo mismo pedir precio para una cantidad aislada que explicar cómo se comportará el consumo durante los siguientes doce meses.

La realidad es que muchas empresas no piensan en los envases y sacos como parte fundamental de su proceso, pero una rotura de stock en este sentido tiene un problema particular: puede impedir que el producto salga al mercado.

La planificación en la compra de los sacos de rafia intenta evitar esa situación.